Die Qual bei der Agenturwahl

Das Auswahlverfahren eines neuen Partners ist mit vielen Unsicherheiten verbunden. Wie erhalte ich als Auftraggeber einen aufschlussreichen Blick hinter die Fassaden einer Agentur? Dieser Frage widmen wir uns in diesem Beitrag. Wir liefern aufrichtige Antworten aus der Perspektive und mit der Erfahrung einer Agentur.

Wer realisiert meine Ideen? Wer setzt mein Projekt qualitativ, zuverlässig und nachhaltig um? Wer bringt mein Produkt weiter? Wer hilft mir meine Ideen auszuarbeiten, wer hilft mir Wert zu schaffen? Wie treffe ich zentrale Technologieentscheide zusammen mit einer Agentur ohne die Technologie selbst zu kennen? Diese Fragen und noch viele mehr stellen sich beim Auswahlverfahren einer Agentur.

Das richtige Vorgehen für die Evaluation potentieller Partner zu finden, ist ein anspruchsvolles Unterfangen. Die klassischen Ausschreibungsverfahren bieten nur einen bedingten Wert und gelten heute als überholt. Sie sind dann geeignet, wenn der Lösungsweg schon sehr genau beschrieben und somit die Lösung fixfertig definiert ist. Dies ist für eine Projektdauer bis zu sechs Wochen realistisch. Bei längeren Vorhaben steigt die Komplexität exponentiell. Wir stellen fest, dass anfangs geplante Produkte, Funktionalitäten und Services relevant sind, aber nicht mit der eigentlichen Wertschöpfung verknüpft sind. So driften das Geplante und das Wertschaffende auseinander. Die Gefahr von Zeitverschwendung steigt. Interpretationen eines Pflichtenheftes können zu doppeltem und dreifachem Mehraufwand führen. Die Vergleichbarkeit der Anbieter geht dabei schnell verloren. Agenturen orientieren sich bei grösseren Pflichtenheft-Ausschreibungen meist nur noch am erwarteten Kundenbudget und nicht mehr an der tatsächlichen Ausschreibung. Dies führt im Nachhinein zu Anpassungen oder Überschreibungen von Budgets und zu Anpassungen von Inhalt und Terminen.

Eine Ausschreibung nach Pflichtenheft ist ein Agenturvergleich nach dem Äpfel-Birne-Prinzip. Sie ist kein geeignetes Werkzeug, um den Preis und die Qualität der Arbeit einer Agentur zu bewerten. Zudem bedeutet die Erstellung eines Pflichtenhefts für den Ausschreiber einen grossen Aufwand.

Verlagerung vom Projekt hin zum Produkt

Doch welche Alternativen gibt es? Wie können Unternehmen die geeignete Agentur evaluieren? Wie können Sie stichhaltig prüfen, zu welchem Preis-Leistungsverhältnis eine Agentur arbeitet? Wir bewegen uns bezüglich der Vorgehensweise in der Wechselwirkung von Budget, Zeit und Inhalt. Bezüglich dem Produkt beeinflussen sich die Individualisierung (USP), Nachhaltigkeit und frühzeitige Wertrealisierung. Meist wird bei einer Ausschreibung stark auf das Projekt fokussiert. Was oft vergessen wird, ist der Fokus auf das Produkt selbst. Insbesondere bei grösseren Vorhaben ist dieser zweite Fokus äusserst zentral.

Bei der Selektion eines geeigneten Partners müssen Sie sich im Klaren sein, ob Sie den Fokus auf das Projekt oder das Produkt legen. Bei einer längeren Produktentwicklung werden zig Teilprojekte realisiert. Lassen Sie sich von Ihrem zukünftigen Partner erklären, wie dieser mit Komplexität umgeht. Prüfen Sie die Erfahrung und die Werkzeuge genau, welche Ihr potentieller Dienstleister für eine Produktentwicklung mitbringt. Thematisieren Sie vor allem das zu entwickelnde Produkt. Die für die Produktentwicklung relevanten Aspekte der Individualisierung, Nachhaltigkeit und raschen Wertrealisierung sollen detailliert  in der Anfangsphase erörtert werden.

Beleuchten wir nun die Punkte Individualisierung, Nachhaltigkeit und rasche Wertrealisierung.

Differenzierung ist der Schlüssel zum Erfolg: Durch ein einzigartiges Kundenversprechen, sprich USP, heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab. Ihre Alleinstellungsmerkmale bedingen eine Individualisierung Ihres Angebotes bzw. Services. Investitionen in solche Individualisierungen lohnen sich insbesondere dort, wo sie Ihr Produkt am Markt differenziert.

Ihre Agentur muss die nötigen Werkzeuge und Erfahrungen zur Erarbeitung eines einzigartigen Kundenversprechens mitbringen. Dazu ist die Fähigkeit unabdingbar, Ihr Ökosystem umfassend zu verstehen. Ein zentraler Aspekt davon sind Ihre Kunden. Diese zu verstehen und in den Entwicklungsprozess einzubeziehen, sollte für Ihre zukünftige Agentur eine Selbstverständlichkeit sein.

Ihre Agentur sollte kompetent Ideen und Lösungswege für Ihr Produkt aufzeigen können und dabei in der Lage sein, ihre Ideen mit Ihrer eigenen Expertise und dem Kundenversprechen in Einklang zu bringen. Eine erfolgreiche Agentur wird Ideen hinterfragen und alternative Lösungen vorschlagen, wo dies sinnvoll ist. Sie wird Ideen nahe an Standards erkennen und Ihnen Alternativen vorstellen können.

Durch Service Design wird dieser kreative Akt effektiv und zielführend organisiert. Die Methoden von Service Design sollte Ihre zukünftige Agentur beherrschen und Ihnen erklären können.

Was zeichnet Nachhaltigkeit aus? Bei langfristig entwickelten Produkten möchten Sie in der Lage sein, eine Konstanz in der Entwicklungsgeschwindigkeit zu erreichen. Dies ist nur möglich, wenn Know-How geteilt wird. Sie sollten in Erfahrung bringen, wie Ihre Agentur damit umgeht. Was für Massnahmen plant sie, welche Erfahrung hat Sie mit den geplanten Massnahmen. Die Arbeitsleistung, welche Sie einkaufen, wird von Spezialisten erbracht. Sie kaufen in der Regel kein Produkt ein – Sie entwickeln eines. Leider haben Sie während einer Ausschreibungsphase meist mit den Personen zu tun, mit denen Sie danach wenig zusammenarbeiten. Achten Sie darauf, wer wirklich mit Ihnen arbeiten wird. Weiter können Sie davon ausgehen, dass sich die Teamzusammensetzung über die Dauer verändern wird. Deshalb möchten Sie von Ihrer Agentur erfahren, wie Sie mit Ihren Mitarbeitenden umgeht. Wie werden diese geschult, wie wird sichergestellt, dass Know-How im Team verteilt und erhalten bleibt. Es sollte stark in Ihrem Interesse liegen, herauszufinden wie Ihr zukünftiger Partner das Wohlergehen seiner Mitarbeitenden sicherstellt. Schliesslich beeinflusst dies die Performance eines Teams massgeblich.

Nicht nur der Umgang mit den Menschen sollte nachhaltig gestaltet sein, sondern auch der Umgang mit dem Software-Code. Geschwindigkeit kann trügerisch sein: Ein digitales Produkt zu entwickeln, ist ein Marathon – aus der Perspektive des Teams und der Technologie. An alle zukünftigen Eventualitäten zu denken, ist unrealistisch und entspricht nicht einer moderner Produktentwicklung. Es gibt eine Konstante in jeder Produktentwicklung: der Wandel. Wie geht Ihre zukünftige Agentur mit Änderungen im Software-Code um? Wie oft kann eine neue Version einer Software ausgerollt werden für die nötige Flexibilität? Wie stark zieht Ihr Partner Sie mit ein? Wieviel müssen Sie selbst in die Qualität der Software mittels Testing investieren? Oder ist das Testing automatisiert? Lassen Sie sich erklären und lassen Sie sich zeigen was Ihre zukünftige Agentur dazu vorzuweisen hat.

Oberste Prämisse eines jeden Anbieters soll es sein, Wert zu schaffen. Wertvolle Arbeitszeit soll so schnell als möglich Ihren Kunden zugute kommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre künftige Agentur präsentieren kann, wie Sie sicherstellt, dass Arbeiten so schnell als möglich Wert schöpfen. Wie plant und priorisiert eine Agentur? Wie hilft Sie Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen? Welche Werkzeuge nutzt Ihre Agentur und welche Erfahrung hat Sie damit?

Die Produktentwicklung wie wir sie erläutern, wird in zig Teilprojekte gegliedert, welche organisiert werden müssen. Lassen Sie sich erklären wie Ihre potenzielle Partner-Agentur ein Projekt organisiert und warum sie es so tut. Lassen Sie sich Beispiele zeigen und fragen sie nach, was Ihre Agentur der Wahl am aktuellen Beispiel verbessern würde. Welche Prozesse hat sie implementiert um Verbesserungspotenzial zu erkennen und dieses umzusetzen?

Wir denken, dass Ihnen die Auswahl einer Agentur auf Basis dieser Kriterien ein deutlich besseres Resultat liefern wird. Dieses Auswahlverfahren bietet Ihnen Einblick in die Werte der Agenturen; in die Art und Weise wie Lösungswege ausgewählt werden und wie miteinander und insbesondere mit Ihnen zusammengearbeitet wird. Sie lernen den Kern einer Unternehmung kennen und nicht nur deren Preisschild.